Πως δομούμε έναν ολιστικό μηχανισμό πλάνου ενεργειών CSR.

Είναι γνωστό εδώ και πολλά έτη πως μία εταιρεία που 'σέβεται τον εαυτό της' οφείλει να δραστηριοποιείται, αλλά και να ενεργοποιείται υπεύθυνα προς τις ανάγκες τις ευρύτερης κοινωνίας. Αναδεικνύει δηλαδή τα απαιτούμενα αντανακλαστικά ευαισθησίας που μπορούν με κάποιο τρόπο να γεννήσουν ένα έργο κοινωφελούς δράσης ή/και υποστήριξης.

Επειδή όμως οι επιλογές ή εάν θέλετε ακόμα καλύτερα οι ανάγκες στο συγκεκριμένο θέμα, είναι κυριολεκτικά απεριόριστες, μία εταιρεία θα πρέπει να καταστρώσει έναν ολοκληρωμένο σχεδιασμό στρατηγικής, αλλά και τακτικής παρακολούθησης, προκειμένου και το έργο της να υλοποιείται συντονισμένα, αλλά και να μπορεί να επικοινωνεί το πλαίσιο αυτών των δράσεων της με έναν δυνατό τρόπο έξαλλου όπως λέει και μία αλληγορική περίφραση: "ακόμα και ο θεός θέλει να χτυπάνε για εκείνον οι καμπάνες.".

Πάμε να δούμε λοιπόν αυτές τις βασικές παραμέτρους που χρειάζονται να διενεργηθούν, έτσι ώστε να δημιουργηθεί ένας ολοκληρωμένος σχεδιασμός για την αρτιότερη υλοποίηση των σχετικών δράσεων εταιρικής κοινωνικής ευθύνης:

1. Καταρχάς δημιουργούμε ένα πλαίσιο τακτικής αξιοποίησης δράσεων, συνεργασιών και χορηγιών. Ενδεικτικά και όχι περιοριστικά με τα ακόλουθα:

1.1. Κατεύθυνση δράσεων ή/και χορηγιών.

1.2. Κοινωνικό πεδίο συνεισφοράς δηλαδή περισσότερο ενέργειες προς ανθρώπους, προς τα ζώα ή προς τη φύση γενικότερα (π.χ. ενέργειες προώθησης της πράσινης αστικής κινητικότητας), προς κάτι άλλο. Τις περισσότερες φορές ο κλάδος δραστηριότητας μας κατευθύνουν ανάλογα. Εάν επί παραδείγματι είμαστε μία εταιρεία εμπορίας ζωοτροφών, θα ήταν αρκετά επωφελής μία δράση για τα αδέσποτα ζώα της περιοχής που εδρεύει η εταιρεία.

1.4. Επιλεγμένοι φορείς.

1.5. Επιμέλεια δράσεων.

1.6. Ομάδα εργασίας και συντονισμού.

1.7. Διαδικασίες reporting.

2. Στη συνέχεια δημιουργούμε έναν καταστατικό μηχανισμό καταγραφής (μπορεί να είναι ένα excel, μπορεί να είναι κάποιο άλλου είδους σύστημα CRM, κ.ά.), όπου κάθε έργο θα πρέπει να έχει ξεχωριστό φάκελο δόμησης, οργάνωσης και αποδελτίωσης των στοιχείων του, με συγκεκριμένη γραμμογράφηση, έτσι ώστε να αποτυπώνονται δομημένα και εύκολα ανακτήσιμα όλα τα στοιχεία των δράσεων που διενεργήσαμε ή σκοπεύουμε να διενεργήσουμε, όπως:

2.1. Χαρτογράφηση όλων των ενεργειών κοινωφελούς δράσης.

2.2. Το είδος της υποστήριξης/χορηγίας που θα αναπτύξουμε και εδώ έχουμε πολλές επιλογές, δηλαδή θα είναι:

2.2.1. Υποστήριξη/χορηγία σε μορφή παροχής οικονομικής υποστήριξης;

2.2.2. Υποστήριξη/χορηγία σε μορφή παροχής προσωπικής συνεισφοράς και εργασίας;

2.2.3. Υποστήριξη/χορηγία σε μορφή παροχής ειδών από προϊόντα που εμπορευόμαστε;

2.2.4. Υποστήριξη/χορηγία σε μορφή παροχής ειδών που δεν εμπορευόμαστε (π.χ. συλλογή ρούχων, φαρμάκων και άλλου υλικού από στελέχη της εταιρείας μας);

2.2.5. Υποστήριξη/χορηγία σε μορφή βρώσιμων και πόσιμων ειδών;

2.2.6. Kάτι άλλο;

2.3. Φωτογραφικά ρεπορτάζ από όλη τη διάρκεια όλων των υποστηρικτικών δράσεων που θα αναπτύξουμε.

2.4. Αποδεικτικά χορηγιών (επιστολή πρόσκλησης χορηγίας, τιμολόγια ή/και αποδείξεις είσπραξης, ευχαριστήριες επιστολές, κ.ά.) σε περίπτωση ελέγχου, αλλά και ανεξαρτήτως ελέγχου.

2.5. Συνεργαζόμενοι φορείς ανά δράση.

2.7. Έλεγχος δαπανών (budgeting και reporting).

2.8. Ιστορικό δράσεων και έργων σε περίπτωση που θέλουμε να αναπτύξουμε φάκελο ESG.

2.9. Ιστορικό δράσεων και έργων σε περίπτωση που θέλουμε να αναπτύξουμε φάκελο κοινωνικού απολογισμού που ενδεχομένως θα είναι χρήσιμος είτε για υποβολή απολογισμού ετήσιων οικονομικών καταστάσεων, είτε αφορά σε διεργασίες funding.

3. Στη συνέχεια επιλέγουμε εάν θα συνεργαστούμε απευθείας με διάφορους φορείς και οργανώσεις ή εάν θα απευθυνθούμε σε διαφημιστικές εταιρείας και εταιρείες P.R. οι οποίες παράλληλα με τη χορηγία, θα τρέχουν και όλον τον υπόλοιπο μηχανισμό προώθησης, δελτία τύπου, posts, κ.ά. Σε κάθε περίπτωση πάντως ανεξαρτήτως συνεργασίας με διαφημιστική εταιρεία εμείς θα πρέπει να τηρούμε τον καταστατικό μηχανισμό καταγραφής που αναφέρουμε παραπάνω, καθώς η κληρονομιά των δράσεων είναι δική μας.

4. Καθορίζουμε το budget το οποίο διαχωρίζεται σε επιμέρους τμήματα, όπως:

4.1. Βασικά κονδύλια δράσεων και χορηγιών.

4.2. Συμπληρωματικά κονδύλια δράσεων και χορηγιών.

4.3. Έκτακτα και ανόργανα έξοδα (π.χ. έξοδα μετακίνησης στελεχών, έξοδα μεταφοράς εμπορευμάτων, κ.ά.).

4.4. Πολύ σημαντικό: Κονδύλια διαφήμισης και επικοινωνίας των δράσεων μας, είτε πριν, είτε μετά την υλοποίηση αυτών. Πρέπει να έχουμε στο μυαλό μας ότι στο κόστος της εκάστοτε χορηγίας ή/και του συνολικού budget θα να υπολογίζουμε ένα ποσοστό συν 15 - 40% (ανάλογα με το είδος της χορηγίας), που θα λειτουργεί ως συμπληρωματικό budget και budget επικοινωνιακής μόχλευσης. Ένας πολύ απλός σκελετός δράσεων που μπορούμε να αναπτύξουμε, είναι ενδεικτικά και όχι περιοριστικά ο ακόλουθος:

4.4.1. Σχεδιασμός των KeyVisual οπτικής ή/και ακουστικής επικοινωνίας που θα ντύσουν όλες τις ενέργειας της δράσης μας.

4.4.2. Εσωτερικές ανακοινώσεις έτσι ώστε όσο το δυνατόν περισσότερα στελέχη να συνδράμουν στο έργο της εταιρείας.

4.4.3. Μία κεντρική landing page.(σελίδα ιστοτόπου) όπου θα συγκεντρώνονται όλες οι δράσεις μας. Αυτό έχει βέβαια αξία εφόσον διενεργούμε συχνά τέτοιου είδους υποστηρίξεις.

4.4.4. Μία landing page που θα επικοινωνεί τη δράση.

4.4.5. Σειρά 2,3 αναρτήσεων σε όλα τα social media κανάλια μας.

4.4.6. Social media ads, δηλαδή κάποια/ες από τις ανωτέρω αναρτήσεις μας τις κάνουμε και promotion boosting.

4.4.7. Pre-publicity δελτίο τύπου.

4.4.8. Ενέργειες e-viral επικοινωνίας. Όπου μπορεί να είναι από συμμετοχική δράση κάποιου ambassador έως και κάποια advertorials σε websites και publi εντύπων.

4.4.9. After-publicity δελτίο τύπου.

5. Δημιουργούμε templates που θα κάνουν τη ζωή μας ευκολότερη και μπορεί να είναι από φόρμες δελτίων τύπου pre-publicity και after-publicity, budgeting και reporting και φυσικά πάντοτε σεβόμαστε όσους μας αποστέλλουν προτάσεις για συνέργειες, ειδικά εφόσον εκπροσωπούμε κάποια μεγάλη επιχειρηματική οντότητα, και με την παράλληλη αύξηση της δυναμικής και της αναγνωρισιμότητας της, ο όγκος αιτημάτων χορηγιών θα αυξηθεί σημαντικά -καθόλου τυχαίο ότι έχουν δημιουργηθεί ρόλοι στελεχών με αποκλειστική αρμοδιότητα το συντονισμό δράσεων Ε.Κ.Ε.-, οπότε θα πρέπει να δημιουργηθεί και μία απαντητική επιστολή απόρριψης προς τον αιτούντα φορέα ή άτομο.

6. Δημιουργούμε ροές συντονισμού και επικοινωνίας σε κάποιο πρόγραμμα project management -υπάρχουν πολλά που κυκλοφορούν στο διαδίκτυο, open source και σε αρκετές των περιπτώσεων και δωρεάν-.

7. Τέλος, ξεκινάμε τις δράσεις μας και συνεχώς ελέγχουμε και ανατροφοδοτούμε τα ανωτέρω..

---

Συμπέρασμα

Είναι όμορφο να προσφέρεις. Όμως εάν αυτό δεν γίνεται συντονισμένα τότε ελλοχεύει ο κίνδυνος ο συντονισμός αλλά και η εν γένει θετική επιρροή των δράσεων να περιοριστεί, να υπάρχει ασυλόγιστη διασπορά δυνάμεων και εν τέλει ίσως και κούραση... και εγκατάλειψη κατά συνέπεια του συγκεκριμένου πεδίου, ειδικά από τις μικρότερες επιχειρήσεις.

Σας ευχαριστώ.

Υγ. Ο καταστατικός/ οργανωτικός μηχανισμός καταγραφής που αναφέρουμε στο κεφάλαιο 2. του παρόντος, προσφέρει και ακόμα 2 πλεονεκτήματα. 1ον δύναται να αποτελέσει σημαντικό εργαλείο induction. για νέα στελέχη της εταιρείας και 2ον να μας βοηθήσει πολύ στην περίπτωση κατάρτισης ετήσιου απολογισμού εταιρικής κοινωνικής ευθύνης, επί παραδείγματι για μία μεγάλη χρηματιστηριακά εισηγμένη Ανώνυμη Εταιρεία.

Γεώργιος Δασκαλέλος

Σύμβουλος Στρατηγικής Marketing και Επικοινωνίας